Gizlilik Politikası

1. Kapsam

Bu politika, Align mobil uygulamasını ve promotionmaterials.com üzerindeki ilgili web hizmetini kapsar. Align; personel, promosyon malzemesi, sipariş, stok, demirbaş ve zimmet, anket, belge ve destek süreçlerinin kurum içinde yönetilmesi için kullanılır.

Hesaplar yetkili kurum yöneticileri tarafından oluşturulur. Herkese açık bireysel kayıt bulunmaz. Görebileceğiniz ve değiştirebileceğiniz bilgiler, hesabınızın rolüne ve size atanmış kayıtlara bağlıdır. Kurumunuzun personel ve iş kayıtlarına ilişkin ayrıca sunduğu aydınlatmalar da ilgili işlemler için geçerlidir.

Gizlilik ve veri talepleri için iletişim: info@promotionmaterials.com.

2. İşlenen veriler

Bilgiler, sizin veya yetkili kurum kullanıcılarının girdiği kayıtlardan, kullandığınız özelliklerden ve hizmete yaptığınız bağlantılardan elde edilir. Her kullanıcı için aşağıdaki bilgilerin tamamının girilmesi gerekmez.

• Hesap ve personel bilgileri: Ad, soyad, e-posta, telefon, personel numarası, rol, departman, iş unvanı, onaylayan kişi ve maliyet merkezi; kurum tarafından girilmişse uyruk ve cinsiyet bilgisi.
• Oturum bilgileri: Giriş için kullanılan e-posta ve şifre, şifrenin doğrulama özeti, oturum anahtarı ve oturumun oluşturulma, geçerlilik veya iptal bilgileri.
• Sipariş ve operasyon kayıtları: Doktor/alıcı adı ve soyadı, kurum içi hesap numarası, teslimat adresi, sipariş ürünleri ve miktarları, sipariş sahibi, işlem tarihleri ve kargo takip kodu. Hesap numarası alanı ödeme kartı bilgisi toplamak için kullanılmaz.
• Demirbaş ve zimmet kayıtları: Atanan personel, teslim/onay ve devir geçmişi, açıklamalar, seçilen teslim fotoğrafları ve belgeler; kayda göre seri numarası, model, IMEI, plaka, fatura veya ruhsat bilgileri ve kurumun tanımladığı ek alanlar. Bu IMEI bilgisi demirbaş kaydına elle girilir; uygulama, kurulu olduğu cihazın IMEI bilgisini otomatik olarak okumaz.
• İçerik ve iletişim: Anket yanıtları ve puanları, katılım durumu, destek talepleri, bildirimler ve okunma bilgileri; yüklemeyi seçtiğiniz görseller/PDF’ler ile bu dosyaların adları ve içerdiği bilgiler.
• Teknik ve güvenlik kayıtları: Bağlantı IP adresi, istek zamanı ve yolu, yanıt/hata bilgileri, istemci veya tarayıcının gönderdiği teknik bilgiler ve kötüye kullanımı önlemeye yönelik giriş denemesi sayaçları.

Amaçla ilgisi olmayan kişisel bilgileri, hasta bilgilerini veya diğer hassas içerikleri serbest metin ve dosya alanlarına eklemeyin. Başka kişilere ait kayıtları yalnızca bu işlem için yetkiniz varsa girin.

3. Kullanım amaçları

• Hesabınızı doğrulamak, oturumunuzu sürdürmek ve rolünüze uygun erişim sağlamak.
• Sipariş, stok dağıtımı, teslimat, zimmet ve belge işlemlerini gerçekleştirmek; işlem geçmişi ve raporları oluşturmak.
• Anketleri yürütmek, sonuçları yetkili kullanıcılara sunmak, destek ve bildirim süreçlerini işletmek.
• Hataları incelemek, tekrarlanan işlemleri ve yetkisiz erişimi önlemek, hizmeti çalışır tutmak.
• İlgili iş süreçlerinden veya uygulanabilir mevzuattan doğan kayıt ve başvuru yükümlülüklerini yerine getirmek.

Mobil uygulama reklam gösterimi veya reklam amaçlı kullanıcı takibi için tasarlanmamıştır. Uygulama verileri hedefli reklam amacıyla kullanılmaz veya satılmaz.

4. Veri paylaşımı

Web ve mobil uygulama aynı kurumsal kayıtları kullanır. İş bilgileri, görev ve erişim kapsamına göre yetkili yöneticiler ve ilgili kurum kullanıcıları tarafından görülebilir.

• Barındırma ve teknik hizmetler: Uygulama sunucusu, veritabanı, dosya depolama, yedekleme ve teknik destek hizmetleri için gerekli bilgiler ilgili altyapıda işlenir.
• E-posta hizmeti: E-posta bildirimi gönderildiğinde alıcı adresi, konu ve ilgili bildirim içeriği e-posta altyapısına iletilir.
• UPS: Kargo takibi özelliğini kullandığınızda takip kodu, teslimat durumunu sorgulamak için UPS hizmetine gönderilir. Dönen kargo hareketleri uygulamada gösterilir.
• Sizin başlattığınız paylaşım: Bir raporu veya belgeyi cihazın paylaşım menüsüyle gönderirseniz dosya, seçtiğiniz uygulama ya da alıcıya aktarılır. Bu hizmetlerin kendi gizlilik koşulları da geçerlidir.
• Yetkili makamlar: Hukuken geçerli bir talep veya yükümlülük bulunması durumunda gerekli kayıtlar paylaşılabilir.

Paylaşımlar ilgili hizmet veya işlem için gerekli kapsamla sınırlıdır. Hizmet sağlayıcıların verileri uygun gizlilik ve güvenlik yükümlülükleri altında, ilgili hizmet amacıyla işlemesi esastır. UPS gibi uluslararası hizmetlerin altyapıları, bilgilerin Türkiye dışında işlenmesini gerektirebilir; bu işlemlerde uygulanabilir veri koruma kuralları gözetilir.

5. Cihaz, dosyalar ve izinler

Uygulama, seçtiğiniz görsel veya PDF’yi ilgili ürün, zimmet ya da belge işlemine eklemek için sistemin dosya/fotoğraf seçicisini kullanır. İşletim sistemi fotoğraf erişimi izni isteyebilir. İzinleri cihaz ayarlarından değiştirebilirsiniz; erişimi kapatmak, dosya seçimi gerektiren özelliği etkileyebilir.

Mevcut mobil uygulama konum, rehber, mikrofon, SMS veya arama kayıtlarına erişim istemez ve arka planda konum takibi yapmaz. Yalnızca sizin seçtiğiniz dosyalar yüklenir; bir dosyanın içinde bulunan ek bilgiler de dosyayla birlikte iletilebilir.

Oturum anahtarı cihazın güvenli saklama alanında tutulur. İndirilen veya paylaşıma hazırlanan raporların yerel kopyaları cihazda bulunabilir. Web uygulaması giriş oturumunu sürdürmek için gerekli oturum çerezini kullanır. Bu gizlilik sayfası giriş istemez ve reklam/analiz çerezi yerleştirmez.

6. Saklama ve güvenlik

Hesap ve iş kayıtları; hesabın kullanımı, ilgili iş ilişkisinin yürütülmesi, zimmet ve siparişlerin takibi, uyuşmazlıkların çözümü ve uygulanabilir saklama yükümlülükleri için gerekli olduğu sürece saklanır. Tüm veri türleri için tek bir otomatik silme süresi uygulanmaz. Saklama ihtiyacı kalmayan bilgiler için silme veya anonimleştirme talebinde bulunabilirsiniz.

Mobil erişim anahtarları en fazla 30 gün geçerlidir; çıkış veya şifre değişikliği gibi işlemlerle daha erken geçersiz olabilir. Anahtarın geçerliliğinin sona ermesi, hesap ve iş kayıtlarının silindiği anlamına gelmez. Teknik kayıtlar güvenlik ve hata inceleme ihtiyacına, yedekler ise geri yükleme ve saklama gereksinimlerine göre ayrıca değerlendirilebilir.

Canlı hizmetle bağlantı HTTPS üzerinden sağlanır. Şifre doğrulaması için düz metin yerine şifre özeti kullanılır. Mobil oturum anahtarları cihazda güvenli alanda tutulur; sunucuda anahtarın özeti saklanır. Kayıtlara erişim, hesap ve rol kontrolleriyle sınırlandırılır.

7. Hesap ve veri silme

Align hesabınızın ve hesabınızla ilişkili kişisel verilerin silinmesi için uygulamaya giriş yapmadan e-posta ile başvurabilirsiniz.

1. info@promotionmaterials.com adresine, tercihen hesabınızda kayıtlı e-posta adresinden yazın.
2. Konuya “Align Hesap ve Veri Silme Talebi” yazın. Hesap e-postanızı ve hesabın tamamının mı, belirli bilgilerinizin mi silinmesini istediğinizi belirtin.
3. Talebinizin size ait olduğu doğrulandıktan sonra hesabınızla ilişkili veriler ve varsa saklanması gereken kayıtlar değerlendirilir. Yapılan işlem, saklanacak veri kategorileri, saklama gerekçesi ve uygulanacak süre hakkında size bilgi verilir.

Hesap kimlik ve iletişim bilgileri, oturum kayıtları, size ait içerikler ve yüklenen dosyalar talebin kapsamına göre ele alınır. İş kayıtlarının bütünlüğü, açık zimmetler, sipariş yükümlülükleri veya yasal saklama gereksinimleri nedeniyle korunması gereken bilgiler için gerekçe ayrıca açıklanır. Saklama gereği bulunmayan kişisel bilgiler silinir veya anonimleştirilir; yalnızca hesabı erişime kapatmak silme işleminin yerine geçmez.